Een reservering is het formele gegevensbestand waarin een luchtvaartmaatschappij alle vlucht-, passagiers- en ticketinformatie opslaat. Dit bestand wordt aangeduid als de PNR (Passenger Name Record) en bestaat uit een gestructureerde set velden die worden beheerd in centrale boekingssystemen zoals Amadeus, Sabre of Travelport. Een reservering is niet hetzelfde als een ticket: de reservering bevat de vluchtinformatie, terwijl het ticket de contractuele reisrechten bepaalt. De manier waarop reservering en ticket samenwerken wordt verder toegelicht in de kennisbankpagina over het vliegticket.
Technische opbouw van een reservering (PNR)
Iedere reservering bevat vaste elementen die volgens IATA-normen zijn opgebouwd. Deze elementen zijn onder meer:
- Name Element: naam van de passagier in internationaal gestandaardiseerde volgorde (LAST/FIRST).
- Itinerary Elements: alle vluchtsegmenten, inclusief vluchtnummer, datum, cabine, boekingsklasse en statuscode (HK, HL, SS, TK).
- Contact Elements: telefoonnummer, e-mail, soms meerdere kanalen afhankelijk van EU261-compliance.
- SSR (Special Service Request): verplichte servicecodes zoals maaltijdvoorkeuren, assistentie, sportbagage.
- OSI (Other Service Information): niet-verplichte, informele opmerkingen bedoeld voor airlines, zoals informatie over overstappen.
- Ticket Element: koppeling naar 13-cijferige ticketnummers en couponstatussen (OK/USED/VOID/REFUNDED).
- Fare Element: tarief, tariff basis code, geldigheidsduur, combinatieregels en restricties.
De PNR vormt daarmee zowel het operationele besturingssysteem van een vlucht als de basis voor controle, ticketvalidatie en planning van aansluitingen.
Reserveringsstatussen (volledig overzicht)
Segmenten binnen een reservering krijgen statuscodes die de staat van de boeking weergeven:
- HK – bevestigd (holding confirmed)
- HL – wachtlijst
- HN – verzoek geplaatst maar nog niet bevestigd
- TK – schedule change; klantactie vereist
- NO – passenger no-show
- UN – vlucht geannuleerd door airline
- UC – geen plaats beschikbaar (unable to confirm)
Deze codes worden in realtime geüpdatet wanneer een airline haar schema wijzigt, een toestel wisselt of wanneer een passagier een wederzijdse verandering doorvoert. Uitleg over hoe schemawijzigingen tot kosten kunnen leiden staat in de kennisbankpagina over wijzigingskosten.
Reservering versus ticket: volledig onderscheid
Een reservering kan bestaan zonder ticket (bijvoorbeeld tijdens een optieperiode). Een ticket kan echter nooit bestaan zonder reservering. Het reserveringsrecord bevat:
- de vluchtstructuur (PNR),
- de tariefregels,
- de passagiersinformatie,
- de SSR/OSI-aanwijzingen.
Het ticket bevat de juridische contractcomponenten (fare rules, couponrechten, geldigheidsduur). Beide systemen communiceren via de ticket element–koppeling. De PNR bepaalt of iemand mag instappen; het ticket bepaalt of iemand juridisch recht heeft op vervoer.
Hoe reserveringen worden gecreëerd in boekingssystemen
Een reservering wordt altijd aangemaakt via een GDS of via een rechtstreeks systeem van de airline. Het proces bestaat uit:
- selectie van vluchtsegmenten en bijbehorende boekingsklasse;
- vastlegging van naam, contactgegevens en frequent-flyernummer;
- toevoegen van SSR’s zoals dieetwensen, hulpmiddelen of extra bagage (zie bagageregels);
- pricing volgens tariefconstructie;
- uitgifte van ticketnummers.
Een reservering is pas definitief wanneer deze een PNR-locator heeft én gekoppeld ticketnummer.
Waarom sommige reserveringen automatisch worden geannuleerd
Reserveringen kunnen automatisch vervallen door:
- ongebruikte tijdslimieten (TTL-expiry);
- onbetaalde boekingen bij airlines die prepayment vereisen;
- no-show op het eerste segment, waarna alle vervolgcoupons worden geannuleerd;
- wijzigingen die niet binnen de geldigheidsduur van het tarief passen.
Dit gebeurt automatisch op basis van IATA-resolution 725 en ticket-validatielogica.
Reservering en overstappen: hoe systemen segmenten koppelen
Bij multi-segmentreizen bevat de PNR alle trajecten in één record. Als een PNR bijvoorbeeld drie segmenten bevat — Amsterdam – Frankfurt – Bangkok — dan:
- worden alle segmenten gecontroleerd op Minimum Connecting Time (MCT);
- wordt bagage automatisch doorgelabeld wanneer het één ticket betreft;
- worden verbindingen geverifieerd op haalbaarheid bij vertraging;
- wordt bij een mislukte verbinding automatisch omgeboekt.
De procedures rond overstappen worden apart uitgelegd in de kennisbankpagina over overstappen.
Reserveringswijzigingen: hoe systemen omgaan met updates
Wanneer een passagier een vlucht wil wijzigen, wordt het volgende gecontroleerd:
- tariefcompatibiliteit tussen oude en nieuwe boekingsklasse;
- ticketgeldigheid en resterende couponstatus;
- beschikbaarheid van stoelen in identieke of hogere boekingsklasse;
- mogelijke schedule changes die TK-updates vereisen;
- eventuele US- en EU-regelgeving rondom herbooking bij verstoringen.
Bij updates worden de PNR en het ticket opnieuw met elkaar gesynchroniseerd. Wanneer dit niet gebeurt, kan een passagier een instapweigering krijgen ondanks een geldig ticket.
Hoe airlines PNR’s delen in codeshare- en interline-structuren
Bij gezamenlijke vluchten (codeshare) wordt één vlucht uitgevoerd door airline A, maar verkocht door airline B. Beide airlines hebben een gedeeltelijke kopie van de PNR. Dit betekent dat:
- SSR’s niet altijd 1-op-1 worden overgezet;
- stoelselecties per segment kunnen verschillen;
- wijzigingen kunnen worden beperkt door de issuing carrier.
Airlines die vaak in codeshare-operaties werken zijn bijvoorbeeld United Airlines (Star Alliance) en diverse Asian carriers.
Reservering en klantinteractie
Passagiers zien slechts een klein deel van de PNR. Wat zichtbaar is in de e-mailbevestiging is:
- vluchten + tijden;
- boekingsklasse en cabin;
- ticketnummer(s);
- stoelen;
- contactgegevens.
Veel PNR-elementen zijn “GDS-intern” en worden niet aan de reiziger getoond. Informatie die wél zichtbaar is voor reizigers wordt vaak gedetailleerd uitgelegd in FAQ’s zoals verschillen tussen boeking & app-informatie.
Hoe reserveringen omgaan met bestemmingen en tariefzones
Bij prijs- en routebepaling worden PNR’s gekoppeld aan tariefzones en geografische structuren. Voorbeelden:
- vluchten binnen Europa krijgen andere constructies dan intercontinentale vluchten;
- routes naar drukke bestemmingen zoals Bangkok of New York vereisen striktere inventory-controle;
- long-haul tickets gebruiken vaak fare combinability tussen meerdere zones.
Deze zoneafhankelijkheid bepaalt welke boekingsklassen worden geopend en welke tariefregels gelden.
